Email professionnel : hébergement de messagerie comparé

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Une adresse en votre nom de domaine change la perception de votre activité. Deux voies : utiliser la messagerie incluse dans votre hébergement, ou souscrire à un service de messagerie dédié.

La messagerie incluse suffit souvent pour quelques boîtes. Au-delà, ou dès que l'email devient critique, un service spécialisé apporte de meilleures garanties de délivrabilité et des outils collaboratifs.

Messagerie incluse ou service dédié

Deux voies existent pour obtenir des adresses à votre nom de domaine, et elles ne se valent pas selon l'usage.

La messagerie incluse dans un hébergement web est un service annexe : l'hébergeur fournit quelques boîtes, souvent avec un espace limité et une interface web sommaire. C'est suffisant pour un usage courant à faible volume, et c'est déjà compris dans ce que vous payez.

Un service de messagerie dédié est un produit à part entière : espace généreux, agenda et contacts partagés, applications mobiles, et surtout une infrastructure d'envoi entretenue pour préserver sa réputation.

La délivrabilité est le seul critère qui compte vraiment

Un e-mail classé en indésirable est un e-mail perdu, et vous ne le saurez jamais. C'est le risque principal d'une messagerie professionnelle, et il dépend beaucoup plus de la configuration que de l'espace de stockage mis en avant commercialement.

Les trois enregistrements à configurer

• SPF déclare quels serveurs sont autorisés à envoyer des messages pour votre domaine. Sans lui, n'importe qui peut usurper votre adresse d'expéditeur.
• DKIM signe cryptographiquement vos messages, permettant au destinataire de vérifier qu'ils n'ont pas été modifiés et qu'ils viennent bien de vous.
• DMARC indique aux serveurs destinataires quoi faire des messages qui échouent aux deux contrôles précédents, et permet de recevoir des rapports.

Ces trois enregistrements se posent dans la zone DNS de votre domaine. Les fournisseurs sérieux documentent précisément la marche à suivre, et certains les configurent automatiquement. Un prestataire qui ne les mentionne pas du tout mérite la méfiance.

Ne jamais envoyer ses campagnes depuis sa messagerie

C'est l'erreur qui coûte le plus cher, parce que ses conséquences dépassent largement la campagne concernée.

Envoyer une newsletter ou des e-mails transactionnels en volume depuis la messagerie de votre hébergement expose à trois problèmes : les volumes sont bridés, la réputation de l'adresse IP d'envoi est partagée avec d'autres clients, et un taux de plainte élevé peut faire dégrader cette réputation pour tout le monde.

Séparez les usages : la messagerie pour la correspondance individuelle, un service d'envoi spécialisé pour les newsletters, et un service transactionnel pour les confirmations de commande et les réinitialisations de mot de passe. Ces derniers offrent en prime des statistiques de délivrabilité que votre messagerie ne vous donnera jamais.

Confidentialité et juridiction

La messagerie concentre l'essentiel des échanges d'une organisation : négociations, données clients, pièces jointes contractuelles. Le cadre juridique qui s'applique à ce contenu mérite donc plus d'attention qu'on ne lui en accorde généralement.

Un fournisseur soumis à une législation extraterritoriale peut être contraint de communiquer des données même hébergées en Europe. Les acteurs européens et suisses en ont fait un argument commercial, avec des offres collaboratives désormais comparables en fonctionnalités aux suites américaines.

Pour un usage courant, la question reste théorique. Pour un cabinet d'avocats, un professionnel de santé ou une organisation traitant des données sensibles, elle ne l'est pas.

Combien de boîtes, et comment les organiser

La facturation à la boîte pousse à en créer le moins possible, ce qui conduit souvent à de mauvaises pratiques.

• Une boîte nominative par personne. Partager une boîte entre plusieurs collaborateurs empêche toute traçabilité et complique les départs.
• Des alias plutôt que des boîtes pour les adresses fonctionnelles comme contact ou facturation : un alias redirige vers une boîte existante et ne se facture généralement pas.
• Une adresse générique de secours pour les inscriptions à des services, afin qu'un départ ne fasse pas perdre l'accès à un compte.
• Un plan de reprise : que devient la boîte d'un collaborateur qui part ? Transfert, archivage, redirection temporaire ?

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